工作方面的书信很难写,因此,藉由技巧能见高下 超重要!高用E-mail的高明写法 使委托工作顺利达成的E-mail写法 用E-mail委托工作时,有可以提高对方工作干劲的写法。 大部分的人都是这样写的: 「前几天您所说的话,极具参考价值。有幸聆听不愧是在某个领域登峰造极的您说话,所有参加者都得到非常大的刺激,衷心感谢您。」 先如此奉承对方之后,接着再写: 「今天有件不想拜托您。为了刊登在敝公司杂志上的报导,不知可否探访您?事也突然,真是抱歉,可否在下周指定地点和时间接受我们的采访?」 如果你这样写,肯定就搞砸了。的确,对方看了前半段会觉得很舒服,但接着看到「今天有件事拜托您……」,马上会觉得「搞什么?原来前面写的只不过是奉承的话,真正的目的在此」而感到厌恶,不会高高兴兴地接受之后的「委托」。 POINT::奉承话要最后才写。 奉承话要写在最后 因此,最好是把上述的例子前段倒过来写,先提「突然要求采访」之事,再写「奉承话」。这么一来,即使开头的要求让对方感到不悦,但看到后面的奉承话,心情就会好转起来:而且这种好的心情在看完信时成为印象留下来,自然就会答应你的请托。 总之,先写委托的内容,然后才写奉承话,这就是有效商用E-mail的书写诀窍。 由于写E-mail比用笔写信来得简单,有些人不自觉便会使用写私人信件的方式。但商业往来毕竟不同,必须彻底意识到那是商用文书,非得采用商用形式来写不可,否则难免使某些人感到不愉快。 尤其是寄给年长者的商用E-mail更需要特别注意。另外,在E-mail尚未成为一般沟通用具的时代长大的人,总会对草率而就的E-mail感到反感。 因此,书写商用E-mail时,基本上只要尽量模仿对方的写法就不至出错。例如,如果对方写得比较草率,你就以同等程度写得通俗易懂即可;反之,如果对方写得正经八百,你就非得配合地采用商用文书的形式来写才行。 至于个人E-mail,不妨尽情表现自己。否则,难免给人一种好像在处理公事的冷淡印象。 书写商用E-mail的顺序 坏例子 主旨:多谢照顾 OO先生(小姐) 承蒙您经常照顾,感激不尽! 奉承话:(前几天的会议,托您怕福,那是个非常有意义的会议。 领教了您崭新的高见,全体员工都受到很大的刺激。) 委托:(而下次的会议已订于三十一日举行。百忙之中,请务必拨冗参加。) …… 好例子 主旨:下次会议是三十一日 OO先生(小姐): 承蒙您经常照顾,感激不尽! 委托:(下次的会议已订于三十一日举行。 百忙之中,请务必拨冗参加。) 奉承话(前几天的会议,托您的福,那是个非常有意义的会议。 领教了您崭新的高见,全体员工都受到了很大的刺激。) 有助于工作、恋爱的小技巧— 顺利委托工作的技巧 想要人家做什么事时,有个高明的委托技巧。 例如,想请求OO先生写企划书,一般都这样说: 「OO先生,请你撰写上次说的那件企划书。」 但是,这种说法多少会引起对方的反感。因此最好照下面这么说: 「因为我下午要开会,OO先生,请为我撰写上次说的那份企划书。」 即使下午的会议和企划书实际上毫无关系也不要紧,只要套用「因为我要做……,请你做……」的说法就行。 这么一来,OO先生会比较乐间动手写企划书。 之所以如此,是因为我们从小就被灌输了分工合作的观念,就好像「某同学擦窗户」、「某同学扫地」般,潜意识已被输入了:既然有人要做什么,自己就不可不做什么观念。 因此,可以让对方的反感降到最小的限度,顺利请对方帮你做事。